Instructie ten behoeve van interne contactpersonen

1. Ontvang de ambtenaren in een aparte ruimte, waar zich geen relevante bescheiden bevinden.

2. Vraag nogmaals om legitimatie en noteer de namen van de personen onder wiens leiding het bezoek plaatsvindt.

3. Bel vervolgens direct met de externe contactpersoon van Van Bavel Advocaten.

Kantoor, +31 20 3121 600; Mr. P. America +31 6 5434 6593 (mobiel); Mr. E. de Witte +31 6 1112 6281 (mobiel)

Informeer vervolgens de directie. Leg aan de directie uit welke personen van welke diensten aanwezig zijn.

Vraag de ambtenaren wat het doel van de actie is.

•         In het geval van opsporingsambtenaren:

• Is sprake van opsporing?
• Ter zake van welke verdenking?
• Wie is/zijn de verdachte(n)?
• Wat is het doel van het bezoek: doorzoeking ter inbeslagneming of anderszins?

•         In het geval van toezichthouders (ACM, DNB, AFM e.a.):

• Is sprake van toezicht of onderzoek?
• In geval van onderzoek, op wie heeft het onderzoek betrekking?
• Wat is het doel van het bezoek?

Geef de verkregen informatie door aan de externe contactpersoon van Van Bavel Advocaten. Indien de ambtenaren daarvan schriftelijke bescheiden tonen/ ter hand stellen, vraag om een fotokopie en laat die mailen (secretariaat@vanbaveladvocaten.nl) of faxen (+31 20 3121 606).

Bij optreden van opsporingsambtenaren: maak kenbaar dat er geen toestemming voor de doorzoeking of toepassing van andere bevoegdheden wordt gegeven en dat de aanwezigheid van de ambtenaren wordt geduld voor zover zij een bevoegdheid hebben.

Binnen 30-45 minuten zullen één of meerdere advocaten bij de vestiging aanwezig zijn. Verzoek de ambtenaren tot dat moment te wachten, alvorens met het onderzoek te beginnen. U kunt dat niet afdwingen, alleen maar vragen. Als de ambtenaren niet willen wachten, dan zal verder onderzoek direct uitgevoerd worden.

Vormen van onderzoek

1. Vragen stellen

Het is mogelijk dat de ambtenaren niet alleen aanwezig zijn om documenten in beslag te nemen, maar dat zij bovendien specifieke vragen aan personeelsleden (waaronder u) willen stellen. Stel u op het standpunt dat één en ander eerst met de externe contactpersoon van Van Bavel Advocaten besproken dient te worden. Mogelijk probeert men u en het personeel te overdonderen met de mededeling dat u of het andere personeel wel degelijk mee moet werken. Dat is echter helemaal niet zeker. Door u moet eerst contact met de advocaat worden opgenomen. Wijk van dat standpunt niet af en praat zonder overleg met de advocaat niet over de zaak met de ambtenaren. Men kan u op dit moment niet dwingen als er eerst overleg met de advocaat gevraagd wordt, dat is uw goed recht!

Vraag wel aan de bewuste ambtenaar wat uw status en de status van andere betrokken personeelsleden is: bent u of het personeelslid verdachte of getuige? Geef dit door aan de advocaten. Zij kunnen u dan precies adviseren. In beide situaties hoeft niet tegenover de ambtenaren verklaard te worden!

Nogmaals: verklaar niets zonder voorafgaand overleg met de advocaat.

2. Doorzoeking/ inzage in documenten / in beslag nemen / meenemen documenten voor het maken van kopieën / vorderen inlichtingen of documenten?

Ook hier moet u met de externe contactpersonen overleggen, als ambtenaren vragen naar bepaalde stukken. De advocaat zal na zijn komst met de aanwezige instanties afspraken maken over de selectie van materiaal, en het retourneren van in beslag te nemen documenten, om er voor te zorgen dat de bedrijfsvoering zo min mogelijk gehinderd wordt door het beslag.

Maak zelf geen beslissingen over wat wel en wat niet meegenomen mag worden. Het is het beste als u eerst overleg hebt met de advocaten. Geef aan dat u niet bevoegd bent zelfstandig beslissingen daarover te nemen.

Correspondentie van en met advocaten of notarissen is vertrouwelijk en mag niet onderzocht of in beslag genomen worden. Als u dat constateert, maak daar dan direct een opmerking over en laat die schriftelijk vastleggen.

Vraag de ambtenaren in de tussentijd de bewuste stukken op een aparte stapel of in een verzegelde envelop op te bergen, zodat daar later door de advocaat bezwaar tegen gemaakt kan worden en juridische stappen kunnen worden genomen.Bij ieder discussiepunt: bel de advocaat voor overleg als hij/zij nog onderweg is. Als de advocaat al gearriveerd is, vraag telkens om overleg met hem/haar.